Personalakte ist jede Sammlung von Vorgängen und Urkunden, die sich auf die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines bestimmten Arbeitnehmers des Betriebs bezieht.

Auf eine Bezeichnung der Personalakte durch den Arbeitgeber als solche kommt es nicht an. Die Form und die Stelle, an der die Sammlung geführt wird, sind gleichfalls nicht entscheidend. Das Führen von Geheimakten ist unzulässig.

Unter den Begriff der Personalakte fallen z. B.:

·         elektronische Datenbanken, auf die der Arbeitgeber zum Zwecke der Personalinformation zugreifen kann

·         Aufzeichnungen eines Vorgesetzten über die Person des Arbeitnehmers

·         Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer bzw. Dritten.

Nicht Bestandteile der Personalakte sind z. B.:

·         Prozessakten des Prozessvertreters des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber

·         statistische Zusammenstellung von Personaldaten, wie Personal- und Gehaltslisten.

Ist der Arbeitgeber verpflichtet Personalakte zu führen?

Nein. Dem Arbeitgeber obliegt keine Pflicht, Personalakten anzulegen oder vollständig zu führen. Bestehen Personalakten, so haben die in ihnen enthaltenen Informationen zutreffend zu sein und ein möglichst vollständiges, wahrheitsgemäßes und sorgfältiges Bild über den Werdegang eines Arbeitnehmers geben.

Welche Informationen über einen Arbeitnehmer dürfen die Personalakte enthalten?

Personalakten dürfen alle aber auch nur Informationen über einen Arbeitnehmer enthalten, die eine unmittelbare Beziehung zu der vom Arbeitnehmer ausgeübten Tätigkeit haben und an denen der Arbeitgeber ein berechtigtes sachliches Interesse hat. Sie dürfen nur Infor­ma­tionen enthalten, die der Arbeitgeber  recht­mäßig erworben hat.

Der Arbeitgeber hat Vorgänge aus der Personalakte zu entfernen, wenn sie sich wegen Zeitablaufs erledigt haben, der Arbeitnehmer aus dem Betrieb ausgeschieden ist oder eine Betriebsvereinbarung eine Entfernung vorsieht.

Sie darf keine Daten enthalten, deren Erfassung einen Verstoß gegen § 1 AGG darstellen könnte, wie Rasse, ethnische Herkunft, Weltan­schauung, sexuelle Identität.

Was beinhaltet das Einsichtsrecht des Arbeitnehmers in die Personalakte?

Das Einsichtsrecht des Arbeitnehmersbesteht hinsichtlich aller Bestandteile der Personalakte (auch auf die, die vom AG als »vertraulich« gekennzeichnet sind, inkl. Sonder- oder Nebenakten, die über ihn geführt werden. 

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